Zo verloopt een werving-en-selectietraject, stap voor stap

Je geeft een vacature uit handen. En dan? In een goed traject weet je vooraf wat er gebeurt, wie wat doet en wanneer je iets hoort. Zo voorkom je dat je weken wacht zonder te weten waar het bureau mee bezig is.

Het traject in zes stappen

De volgorde is bij de meeste bureaus dezelfde. Wat verschilt, is hoe grondig elke stap wordt gedaan en welke stappen in de afspraak zitten.

1. Intake: een gesprek over de functie, het team en je bedrijf.
2. Functieprofiel en vacaturetekst: wat iemand moet kunnen en wat je biedt.
3. Werving: de vacature uitzetten en zelf kandidaten benaderen.
4. Selectie: reacties beoordelen en kandidaten spreken.
5. Voorstel en gesprekken: jij ontmoet de kandidaten die passen.
6. Aanbod en nazorg: afspraken maken en de start begeleiden.

Intake en functieprofiel

Alles begint met een gesprek. De recruiter wil weten hoe een gewone werkdag eruitziet, met wie iemand samenwerkt, welke werktijden gelden en wat je aan salaris en voorwaarden biedt. Ook de reden van de vacature telt: groeit je bedrijf, of vertrekt er iemand?

De belangrijkste vraag is wat iemand op de eerste dag moet kunnen en wat hij of zij bij jou kan leren. Dat onderscheid tussen eisen en wensen bepaalt hoe groot de groep is waarin gezocht wordt. De uitkomst is een functieprofiel en een vacaturetekst die je goedkeurt voordat de werving start.

Werving via drie kanalen

Eén kanaal bereikt niet iedereen. Daarom lopen er drie naast elkaar:

• Vacaturesites. De vacaturetekst wordt zo geschreven dat hij gevonden wordt, en komt op de bekende vacaturesites te staan, zodat hij ook via Google for Jobs te vinden is. Zo bereik je wie actief zoekt.
• Cv-databases. De recruiter zoekt zelf naar mensen met de juiste ervaring en benadert hen persoonlijk. Zo bereik je ook wie jouw vacature niet heeft gezien.
• Eigen netwerk. Kandidaten die het bureau al kent uit eerdere trajecten of van een open sollicitatie.

Op onze eigen site solliciteren kandidaten via het vacature-overzicht. Dat kan ook zonder cv; het cv voegen ze later toe.

Voorstel en gesprekken

Van elke kandidaat op de korte lijst krijg je het cv met een toelichting: waarom past deze persoon, waar zit nog een vraag, wanneer kan hij of zij beginnen en wat is de salariswens. Jij beslist wie je uitnodigt.

Reageer binnen een paar dagen op een voorstel: goede kandidaten zijn vaak met meer werkgevers in gesprek.

De gesprekken voer je zelf. Veel bureaus plannen ze in, bereiden de kandidaat voor en halen na afloop bij beide kanten op hoe het ging. Vaak volgt na het eerste gesprek een tweede, of een dagdeel meelopen op de werkvloer.

Aanbod, start en nazorg

Wil je met iemand verder, dan kan de recruiter helpen bij het gesprek over de arbeidsvoorwaarden. Hij of zij kent de wensen van beide kanten. Bij werving en selectie komt de nieuwe medewerker rechtstreeks bij jou in dienst; het contract sluit je zelf met de kandidaat.

Na de handtekening is het traject niet klaar. Tussen tekenen en de eerste werkdag kan nog veel gebeuren, bijvoorbeeld een tegenbod van de huidige werkgever. Een goed bureau houdt in die periode contact met de kandidaat en vraagt in de eerste weken bij jullie beiden na hoe het gaat.

Wat jij doet om het traject te laten slagen

Het meeste werk ligt bij het bureau, maar zonder jou komt het niet rond. Drie dingen maken het verschil:

• Tijd voor de intake. Hoe meer de recruiter over het werk en je team weet, hoe gerichter de zoektocht.
• Ruimte in je agenda. Houd in de weken na de start van de werving momenten vrij voor gesprekken.
• Eerlijke terugkoppeling. Vertel waarom een kandidaat wel of niet past. Daarmee stuurt de recruiter de zoektocht bij.

Bij werving en selectie van VacaturePoster horen de vacaturetekst, de plaatsing op vacaturesites, het werven in cv-databases en ons netwerk en de selectie van kandidaten. Wil je weten hoe de andere stappen er voor jouw vacature uitzien? Neem contact op, dan lopen we het traject met je door.