Je ATS koppelen aan vacaturesites

Een ATS (applicant tracking system) is de plek waar je vacatures en sollicitaties bijhoudt. Het wordt pas echt handig als het gekoppeld is aan de vacaturesites waar kandidaten zoeken. Dan zet je een vacature één keer klaar en staat hij overal goed, en komen alle reacties op één plek binnen.

Wat een koppeling doet

Een koppeling tussen je ATS en een vacaturesite werkt meestal in twee richtingen:

• Vacatures naar buiten. Je ATS maakt een vacaturefeed: een bestand dat vacaturesites regelmatig ophalen. Pas je een vacature aan of haal je hem offline, dan volgt de vacaturesite vanzelf.
• Sollicitaties naar binnen. Een reactie via de vacaturesite komt als sollicitatie met cv in je ATS terecht, in plaats van als losse e-mail.

Waarom het loont

Zonder koppeling plaats je elke vacature met de hand, op elke site apart. Dat kost tijd, en een vacature die al vervuld is, blijft soms nog weken staan. Met een koppeling is je vacature overal actueel en mis je geen reacties.

Een koppeling geeft ook inzicht. Omdat elke sollicitatie met de bron binnenkomt, zie je welke vacaturesite de beste kandidaten oplevert, en waar je advertentiegeld beter niet aan besteedt.

Welke gegevens een vacaturesite wil

Niet elke vacaturesite werkt op dezelfde manier. De ene haalt een feed op in een eigen formaat, de andere stuurt sollicitaties per e-mail of werkt met een eigen koppeling. Wat bijna elke site vraagt:

• een duidelijke functietitel en een omschrijving;
• de plaats, liefst met postcode;
• een salaris of salarisbereik;
• het aantal uren per week en de contractvorm;
• het opleidingsniveau;
• een vast nummer per vacature, zodat de site een wijziging herkent.

Sommige sites nemen een feed pas aan vanaf een minimum aantal vacatures. Vraag dat na voordat je begint.

1. Kies de vacaturesites. Zet op een rij waar jouw kandidaten zoeken en hoe die sites vacatures aannemen.
2. Vul je vacatures volledig in. Alles wat de sites vragen, staat in je ATS.
3. Zet de feed of koppeling aan. Geef het adres van de feed door aan de vacaturesite, of zet de koppeling aan in je ATS.
4. Stel het sollicitatieadres in. Reacties moeten in je ATS komen, of in een mailbox die iemand leest.
5. Test met een proefvacature. Kijk of hij goed op de site staat en of een proefsollicitatie binnenkomt.

Waar het vaak misgaat

• Ontbrekende gegevens. Zonder salaris of plaats weigert een site de vacature, of zet hem onderaan.
• Dubbele vacatures. Dezelfde vacature twee keer in de feed geeft dubbele advertenties.
• Reacties die nergens landen. Een sollicitatie die naar een oud e-mailadres gaat, komt nooit bij je aan.

De meeste fouten merk je pas als er geen reacties meer komen. Kijk daarom bij een stille vacature eerst of hij nog goed op de site staat.

Zelf doen of laten doen

Met een standaard ATS en een paar bekende vacaturesites lukt koppelen vaak zelf, met de handleiding van het ATS erbij. Wordt het ingewikkelder, of wil je dat iemand het onderhoud bijhoudt, dan kan een recruitment freelancer het voor je inrichten en bewaken, per uur en zonder vast contract.

Een koppeling is geen eenmalige klus: vacaturesites wijzigen hun eisen. Plan daarom af en toe een controle in.